Hyviä uutisia! Talous on jatkanut kehittymistään jälleen viime aikoina. Vähän vähemmän hyviä uutisia? Markkinat ovat luonnostaan jatkuvan muutoksen alaisia, ja yksikään toimija vähittäiskaupan alalla - oli markkinaosuus kuinka vahva tahansa - ei ole turvassa muutosten aiheuttamilta ongelmilta. Pienikin häiriö päivittäisissä toiminnoissasi voi kostautua suurena rahallisena menetyksenä.
Onko olemassa vedenpitävä tapa suojata yritystäsi markkinoiden heilahteluilta tai ennakoimattomilta katastrofeilta? Ei kokonaan. Mutta ongelmien varalta voi valmistautua, ja hyvien tavarantoimittajien valinta on yksi keino suojata selustaasi.
Tavarantoimittajat ovat liikekumppaneita, jotka toimivat joko brändilähettiläinä myymillesi tuotteille, tai sitten elintärkeitä tuottajia, jotka varmistavat, että yritykselläsi on riittävästi laadukasta tavaraa liiketoiminnan ylläpitämiseksi. Siksi tavarantoimittajasuhteisiin ei pitäisi missään nimessä suhtautua kevyesti. Päin vastoin, niistä on pidettävä erittäin hyvää huolta. Kerromme seuraavaksi, miten.
Olemme listanneet neljä kohtaa, jotka on hyvä pitää mielessä, kun teet yhteistyötä tavarantoimittajiesi kanssa.
Ensimmäisen tärkeyttä ei voi liikaa korostaa:
1. Valitse oikeat tavarantoimittajat
Kuten missä tahansa vuorovaikutussuhteessa - yritysmaailmassa tai muualla - on erittäin suositeltavaa ottaa selvää, mihin olet ryhtymässä. Koska tavarantoimittajasi ovat vastuussa yrityksellesi elintärkeiden tuotteiden alihankinnasta, käsittelystä ja kuljetuksesta, kannattaa etsiä oikeat toimijat samanlaisella huolella, kuin jos esimerkiksi valitsisit lapsellesi lapsenvahtia. Tee taustatutkimus huolella. Tutustu tavarantoimittajan historiaan ja maineeseen, ennen kuin allekirjoitat yhtään sopimusta. Päätöstä tehdessäsi on syytä tutkia myös hinnastot, laatutakuut, keskimääräiset toimitusajat sekä yrityksen toimituskapasiteetti. Myös tavarantoimittajan taloudellinen tilanne sekä toimitus- ja alennusehdot on käytävä läpi.
Äläkä lopeta vielä siihen. Ennakkotarkistusprosessiin olisi hyvä sisällyttää myös yrityksen nykyisten ja entisten asiakkaiden haastattelu. Voit kysyä yritykseltä heidän asiakkaidensa suosituksia, ja keskustella sitten näiden kanssa, kuinka yhteistyökumppani on heidän mielestään onnistunut. Keskeistä on selvittää, kuinka yritys toimii ongelmatilanteissa. Vinkkimme on, ettei tavarantoimittajaa kannata hylätä yksittäisten virheiden takia. Tee päätös siirtyä seuraavaan yhteistyökumppaniin siinä vaiheessa, kun näitä virheitä ei ole asianmukaisesti hoidettu.
2. Päätä tavarantoimittajien hierarkia
Tavarantoimittajat ovat pääasialliset lähteesi - ei pelkästään myymillesi tuotteille, vaan myös yrityksesi päivittäin tarvitsemille työvälineille sekä logistiikalle, jota tarvitset yrityksesi toimintaan. Siksi vähittäismyyntiyritystä perustettaessa onkin investoitava useaan tavarantoimittajaan erilaisilta aloilta, ja on määriteltävä, mitkä näistä toimitussuhteista ovat yrityksesi kannalta keskeisimpiä.
Forbes neuvoo kehittämään tavarantoimittajasuhteiden hallintaan suunnitelman, joka sisältää toimittajien segmentoinnin. Segmentointiprosessissa tavarantoimittajien hierarkia määritellään sen mukaan, kuinka paljon kullakin toimittajalla on vaikutusta liikevoittoosi. Näin eri toimijat voidaan jaotella ryhmiin. Yritys, joka toimittaa pääraaka-aineet kuuluisaan salaattikastikkeeseesi, ansaitsee eniten aikaasi ja huomiotasi. Firma, joka toimittaa toimiston kuulakärkikynät, ansaitsee myös kunnioittavan kohtelun, muttei ehkä ole tarpeen palkata yritykseesi omaa henkilökohtaista yhteistyövastaavaa tätä varten. On siis kyse siitä, mihin kannattaa keskittää energiansa. Kun keskität resurssit tärkeimpiin asioihin, saat pidettyä parhaiten huolta kaikkein merkityksellisimmistä kumppanuuksista.
3. Noudata kultaista sääntöä
Tämän pitäisi olla itsestään selvää: kohtele yhteistyökumppaneitasi samoin, kuin haluaisit omaa yritystäsi kohdeltavan. Riippumatta näiden sijainnista muodostamassasi hierarkiassa, kunkin tavarantoimittajan tulisi tuntea suhteenne tärkeäksi ja arvostetuksi. Tällaisen moraalin ylläpito johtaa sujuvampaan yhteistyöhön ja vähentää ongelmatapauksia, mutta se on yrittäjälle myös kunnia-asia. Hyvän tavarantoimittajasuhteen rakentaminen voi myös parantaa asiakastyytyväisyyttä sekä taata paremman laadun niin tuotteissa kuin yhteistyökumppanin tarjoamissa palveluissa, ja se vähentää myös kustannuksia.
Ole ystävällinen ja avoin kommunikaatiossa, ja vältä nostattamasta turhia erimielisyyksiä. Muista myös hyväksyä inhimilliset virheet, niin kauan kuin niiden vaikutus yritykseesi ei ole suuri. Riitaisa tai hyökkäävä asenne voi johtaa siihen, että jäät kokonaan ilman toimittajaa. Jos väännät kättä jokaisesta laskusta, vaadit alennusta joka ikisestä tuotteesta, tai maksat jatkuvasti laskusi myöhässä, ei liene yllätys, jos yhteistyösuhde päättyy. Sen sijaan miellyttävä ja tuottoisa yhteistyösuhde voi johtaa siihen, että yrityksesi kriisin hetkellä yhteistyöhönne tyytyväinen tavarantoimittaja auttaa sinut mielellään pulasta.
Avoimuutta voit tehostaa luomalla vahvan yhteyden toimitusketjun ja markkinointitiimisi välillä. Pidä tavarantoimittajasi kartalla tulevien kampanjoiden ja tapahtumien suhteen; etukäteen tiedottamalla varmistat, että tuotteet ovat todella asiakkaidesi käsissä silloin, kun haluat.
4. Pidä kirjaa
Olet nyt valinnut tavarantoimittajasi ja segmentoinut nämä suhteellisen tärkeytensä mukaan. Loistavaa. Pidät huolen, että kaikki suhteet hoidetaan asiallisesti, mutta keskität pääasiallisen aikasi ja huomiosi niihin, jotka ovat liiketoimintasi kannalta tärkeimpiä. Vieläkin parempi.
Mitä seuraavaksi?
Lopuksi sinun kannattaa ottaa käyttöön ohjelmisto, jonka avulla voit seurata jokaista tavarantoimittajaasi, ja pitää kaikista niiden keskeisistä tiedoista kirjaa ajantasaisesti. Vähittäiskauppiaan on pidettävä tietokannassaan tavarantoimittajien yhteystiedot, vakuutuspaperit, yritystunnukset sekä muut keskeiset tiedot. Myös ostotilausten, varastolistojen ja hinnastojen on oltava aina ajan tasalla.
Kun tavarantoimittajia on enemmän kuin yksi, kaikkien tietojen arkistointi ja ajantasainen ylläpito voi olla erittäin haastavaa. Erplystä löydät työkaluja, jotka voivat auttaa. Varasto -moduulissamme voit luoda selkeän listan tavarantoimittajista, jotka voidaan määritellä nimen, tyypin tai toimittajaryhmän mukaan. Jokainen “toimittajakortti”, jonka lisäät listalle, sisältää useita kohtia, joihin voit tallentaa kaikki keskeiset tiedot. Voit lisätä y-tunnuksen, tilinumeron, toimitusehdot sekä maksuaikataulun. Lisäksi tilaa on myös omille muistiinpanoillesi.
Tarvitsetko lisää neuvoja tavarantoimittajasuhteiden hallintaan? Asiakaspalvelumme on käytössäsi arkisin kello 9-17, ja auttaa kysymyksissäsi. Toimitusketjua suunnitellessasi myös artikkelistamme, jossa kerromme suoratoimituksesta eli dropshippingista, saattaa olla sinulle hyötyä.
Viimeisenä vinkkinä - ongelmien sattuessa palaa aina kohtaan kolme.