Ah, Whole Foods. Uuden maailman keidas tavallisten ruokakauppojen autiomaassa. Koko USA:n go-to paikka lehtikaalismoothien tai sieni-vuohenjuusto-voileivän himossa. Orgaaninen, sosiaalisesti hereillä oleva ja vegetaristi/ vegaani-ystävällinen. Ihanteellinen paikka, kun olet etsimässä jotain nopeaa ja terveellistä syötävää tai hakemassa monimutkaisen reseptin ainesosia.

Mutta tämä onnistuu vain, jos hyllyissä on tavaraa.

Business Insider julkaisi huomiota herättävän jutun kroonisesti loppuunmyydyistä tuotteista ja masentavan tyhjistä käytävistä Whole Foods-myymälöissä ympäri Amerikkaa. Jutun kuvat paljastivat synkän maiseman – tyhjät hyllyt New Yorkissa, niukan lihaosaston Bostonissa ja tyhjennetyn pakastimen San Franciscossa. Haastatellut asiakkaat olivat pettyneitä, kaupan työntekijät järkyttyneitä. ‘‘Meidän kaupassamme tuotteet loppuvat jatkuvasti joka osastolla,’’ kertoi yksi apulaisjohtaja.

Mistä tämä johtuu? Ehkäpä uudesta varastonhallintataktiikasta ‘‘order-to-shelf’’ (OTS) eli ‘‘tilaa suoraan hyllylle’’, jossa pyritään vähentämään jätettä ja pienentämään kustannuksia jättämällä välivarastointi pois ja tilaamalla tuotteet suoraan myymälän hyllyyn.

Hyvistä aikeista huolimatta monista Whole Foodsin työntekijöistä tuntuu, että tässä katoaa jotakin muutakin kuin kustannuksia. Hävikkituotteiden määrä voi olla pieni, mutta ahdistuksen taso entistä korkeampi. ‘‘Järjestelmä on rakennettu niin, että tuotteita on vain sen verran, että hyllyt ovat täynnä ja ylimääräisiä tuotteita ei ole,’’ sanoi yksi Whole Foodsin työntekijä, kuvatessaan myyntiä odottavaa varastoa, joka on nykyään vain neljäsosa siitä, mitä se oli ennen.

Mitä tästä voi oppia? Jopa monialayrityksellä, kuten Whole Foods:illa (jonka hiljattain otti haltuunsa vieläkin suurempi monialayritys Amazon) voi olla ongelmia oikean inventaariotasapainon löytämisessä. Tämä ruokakauppa-jättiläinen, kuten jokainen vähittäiskauppaorganisaatio, kohtaa jatkuvasti ikivanhan kysymyksen: miten hallita inventaariota niin, että välttyy ylivarastoinnilta ja estää tuotteiden vanhenemisen, mutta siitä huolimatta estää tuotteiden loppumisen kesken?

Ratkaisu vaihtelee yrityksittäin. Silti, on pari hyväksi havaittua käytäntöä, jotka voivat auttaa vähittäiskauppiaita varmistamaan, että inventaariokatastrofi ei tapahdu ja varastot pysyvät optimitasoilla.

Tässä ovat meidän ykkösvalintamme, kuinka hallita ja ylläpitää varastoa siten, että sinun ei ikinä tarvitse stressata tyhjien hyllyjen tai vanhentuneiden myymättömien tuotteiden varastojen takia.

 

Tiedä, mitä sinulla on

Shopifyn bloggaaja Casandra Campbell sanoi se ehkä parhaiten: ‘‘Inventaario edustaa rahaa.’’

Inventaariosi edustaa samanaikaisesti sekä käytettyä että tienattavaa rahaa. Tutustu siihen samalla tavalla, kuin tulo- ja meno-tiliotteisiin. Ota työsi osaksi tarkistaa, mitä myyt kaupassasi ja  mitä on varastoissasi. Proaktiivinen kiinnostus siihen, mitä varastossa on tarjolla, voi tehdä selvän eron terveen tarjonnan ja vaarallisen suuren kysynnän välillä.

Helppo keino, miten voit seurata inventaariotasi on esimerkiksi jaksottainen laskenta (tuotteet tarkistetaan säännöllisesti verraten niitä inventaariolistoihin, jotta varmistetaan, että tiedot ovat oikeita ja ennakoidaan ostotrendejä). Toinen keino on viivakoodin lukeminen ja/tai kattavan fyysisen kirjanpidon pitäminen kaikesta, jota yrityksesi myy (normaalisti tehdään jokavuotisesti). Pelottaako jo ajatuskin kaikesta tästä matematiikasta? Varastonhallintajärjestelmä voi olla hyödyllinen liittolainen. Kattavat hallintopalvelut ja digitaalinen koodaus auttavat sinua pitämään silmällä myyntejäsi, varastotasojasi, toimitustietojasi ja muita inventaariologistiikkaan liittyviä asioita.

 

Erplyn tehokas raporttigeneraattori mahdollistaa monenlaiset vaihtoehdot inventaarion arvioimiseen ja hallitsemiseen.

 

Tarvitsetko vielä yhden vinkin? Ajattele tärkeysjärjestyksen mukaisesti. Entrepreneur.com neuvoo, että voisit ottaa käyttöön luokittelujärjestelmän, jossa annat erityishuomiota tuotteille, jotka tuottavat sinulle eniten rahaa. Ihannetapauksessa inventaariosi voimavarojen tulisi olla keskitetty tuotteille, jotka tekevät suurinta tuloa yrityksellesi. Olet jo muutenkin tiukoilla – miksi tuhlata energia pienempituottoisten tuotteiden hallitsemiseen?

 

Ymmärrä ostajiasi ja heidän makujaan

Asiakkaasi ovat merkittävä osuus koko inventaarioyhtälöstä. 

Sinun pitäisi aina olla yhtä perehtynyt ostajiesi käytökseen kuin tuotteisiin. Miksi? Koska laaja demografinen tietämys asiakkaistasi ja heidän ostohistoriastaan auttaa sinua pysymään edellä muita silloin, kun päätät, miten ja milloin täydennät varastoasi. Tämä tieto tekee sinusta vähemmän haavoittuvan ‘‘loppuunmyyty’’- skenaarioissa ja mahdollistaa sinulle asiakkaiden mielialavaihtelujen ennakoimisen.

Tee yritystarkastuksia ja ole perillä myyntiesi vaihteluista, viikoittaisten, kuukausittaisten tai kausittaisten merkkipaalujen avulla. Jos huomaat, että tietty tuote lentää hyllyiltäsi tiettynä juhlapäivänä – ota se muistiin. Jos myynneissäsi on vakaa nousu ja sinusta tuntuu, että yritykselläsi ei ole suuntaa minnekään muualle kuin ylös, arkistoi ajatus ja käytä sitä tulevaisuudessa. Shopify suosittelee, että seuraat yleisiä kasvu- ja markkinatrendejä, koska nämä voivat olla indikaattoreita siitä, mikä myy (ja mikä ei) tulevien kuukausien aikana. Sähköisen kaupankäynnin asiantuntija ehdottaa, että muistat ottaa huomioon varmat myynnit (kuten tilaukset, ennakkotilaukset, pysyvät toimitukset ym.) ja miten nämä numerot voivat vaikuttaa varastosi tasoihin, siitä huolimatta, että et näe vaikutusta reaaliaikaisesti.

 

Mikä myy ja mikä ei? Millaisissa sijainneissa? Mitkä yleiskategoriat ja merkit? Miten promootiot vaikuttavat myynteihin? Erply mahdollistaa nopean tarkastelun löytääksesi yksityiskohdat, ymmärtääksesi miten nopeasti inventaariosi liikkuu, joten voit tehdä fiksuja päätöksiä siitä, mitä pitää varastossa.

 

Onko taustatyö nyt tehty? Erinomaista. Käytä tutkimusta yrityksesi ennustajana. Käytä hyväksesi vanhoja tilastoja ja markkinaoivalluksia, jotka auttavat ennustamaan inventaariosi tulevaisuutta, ja jäljittämään ostokuvioita. Käytä käyttäjätietojen voimaa suojellaksesi yritystäsi ‘’loppuunmyyty’’ stigmalta.

 

Älä ole keskinkertainen – varmista, että sinulla on suunnitelma B, C, D…

Business Insiderin mukaan mahdollinen puute Whole Foodsin OTS-järjestelmässä on se, että se sallii erittäin minimaalisesti inhimillisiä erehdyksiä, luonnonmullistuksia tai muuntyyppisiä ongelmia. Työntekijät raportoivat, että OTS-inventaarion hallinta merkitsee pienempää varmuusvarastoa paikan päällä, jonka johdosta kaupat ottavat riskin, että eivät pysty vastataamaan asiakkaiden vaatimuksiin. Jos vain yksi inventaariokoneiston pyörä lopettaa pyörimisen, alkavat hyllyt tyhjentyä nopeammin kuin varasto pystyy pysymään perässä – asiakas tuntee itsensä hylätyksi ja merkin maine mahdollisesti kärsii. ‘’Jos kuorma-auto hajoaa ja tavaratoimitus ei tule perille, on sinulla tyhjät hyllyt,’’ sanoi yksi Illinoisin Whole Foodsin apulaisjohtaja.

Mutta miten välttää tämänlaiset inventaarion keskeytykset? Avain on valmiudessa. Keksi tehokas Suunnitelma B ennakoimattomia häiriötilanteita varten. Luo itsellesi puskuri sen varalta, että jotain menee pieleen ja mahdottomasta tulee todellisuus.

Kun sinulla on suunnitelma B, luo suunnitelma C. Ja suunnitelma D. Et voi ikinä olla liian varovainen tai liian varustautunut inventaarion kattavuuden odottamattomaan aukkoon.

Yksi metodi äkillisen loppuunmyynnin kanssa taistelemiseen on tuotteille pakollisien minimimäärien määrittely. Nämä minimit, eli ‘’PAR-levelit’’ (Periodic Automatic Replenishment levels), mahdollistavat välittömän tuoteturvan ja turvan välittömän katastrofin tapauksessa. Jos et anna tuotetasojen pudota tietyn rajan alapuolelle, niin sinua ei voi ikinä yllättää etkä voi jäädä ilman myytäviä tuotteita.

Muita hätätilannestrategioita ovat esimerkiksi lisätavaratoimittajien lähellä pitäminen ja säännöllinen inventaariodokumenttien tallentaminen. ‘‘Varasuunnitelmasi voi olla niinkin helppo, kuin kriittisen datan säilyttäminen muistitikulla,’’ kirjoittaa Lisa Girard Entreprneur.com:ista. Kun asia koskee valmiussuunnitelmaa, sinun ei tarvitse ajatella suuresti, vaan viisaasti.

 

Muutama viisauden sana päätteeksi

Muista: kuten ylempänä jo mainittiin, inventaariosi on itseasiassa rahaasi varastossa. Älä anna sen valua sormiesi välistä. Resurssien runsaus on ulottuvillasi. Käytä niitä. Varastotasojen ja inventaarion maailmassa yhdelläkään vähittäiskauppiaalla ei ole varaa olla ilman turvaverkkoa.