Turvalisus on üks olulisemaid momente, mida jaemüüjad kassasüsteemi valides silmas peavad pidama. Üks kassasüsteemi turbefunktsioon, mis pahatihti kahe silma vahele jääb, on teatud töötajatele juurdepääsu piiramine osadele süsteemi funktsioonidele. Usaldusväärse meeskonna puhul ei tule enamik juhatajaid selle pealegi, et keegi teie kassasüsteemi kurjasti võiks kasutada, ja sellest tulenevalt ei pruugi nad ettevõttesisest turvalisust tähtsaks pidada. Ent kassasüsteemi turvafiltrid on ka kõige usaldusväärsema meeskonna puhul siiski mitmel põhjusel hädavajalikud.
Sise- ja väliskaitse
Kassasüsteem saab ära hoida andmetega seotud rikkumisi või ettekavatsematut andmete väärkäsitlemist mitmel moel. Kui teie müügisüsteemi kasutatakse kliendiandmete kogumiseks, näiteks kontakt- või maksetega seotud informatsiooni, on andmetega seotud rikkumise ilmnemisel teie ettevõte vastutav. Teatud andmetele juurdepääsu piiramine, ja võimaldamine vaid neile töötajatele, kes seda oma tööks vajavad, võib ära hoida võimalikke äpardusi ning aidata teie poel säilitada klientide usaldust.
Väga tähtis on, et kõik töötajad igal tasemel mõistaks turvameetmete olulisust. See ei tähenda, et teie töötajad oleks ebausaldusväärsed – ettevõttel on turvameetmeid rakendades lihtsam läbipaistvalt toimida.
Kui uut töötajat õpetatakse välja kassasüsteemi kasutama piiramatu juurdepääsuga kogu süsteemile, võib ta teadmatusest kogemata mingeid andmeid muuta või koguni ära kustutada. Kaasaskantavat kassasüsteemi kasutaval töötajal võib vahetuse lõppedes ununeda end süsteemist välja logida. Võib ja juhtuda, et töötaja paneb klienti abistades oma kaasaskantava seadme käest. Mõlemad juhud võivad viia selleni, et teie süsteemile pääsevad ligi volitamata isikud.
Kui teie ettevõttes kasutatakse kaasaskantavat kassasüsteemi, aga muretsete seadme kaotamise pärast, võite kasutada Erplyt, mis teid pärast teatud jõudeolekuperioodi automaatselt kassasüsteemist välja logib. Isegi kui seade ära kaob, on teie ettevõtte turvalisus tagatud. Erply võimaldab luua loendi lubatud seadmetest, millel nii back office’it kui kassasüsteemi kasutada saab. Lubatud seadmete kasutamine tagab teile meelerahu, et teie süsteemidesse ei siseneta kõrvalist kanalit pidi.
Loomulik kassa töö korraldamine
Kassasüsteem, mis on pidevalt kursis poe hetkelise finantsseisuga, sealhulgas rahahulgaga igas kassas vastavalt päeva tehingutele, aitab tagada turvalise kassa töö korraldamise. Erply toimib reaalajas, nii et iga tehing kantakse koheselt back office’isse. Raha või laoseisu puudutavate andmete käsitlemine eeldab igakülgselt kindlat kassasüsteemi turvalisust. Erplyga päeva kassat avades ja lõpetades, peab töötaja kassas oleva sularaha üle lugema ja üles märkima, nii et teid teavitatakse igasugustest vastukäivustest varakult. Kui juhatajad märkavad, et rahasumma on alatasa vale, on neil võimalik kassa töö korraldust puudutavaid murekohti märgata enne, kui probleem suureks jõuab paisuda. Kohustuslik sularaha puudutav aruandlus hoiab ka vargusi ära, kuna töötajad teavad, et Erply annab kõikidest vastukäivustest märku. Nii ei pea juhatajad rakendama meetmeid, mis tekitavad töötajates tunde, et neid ei usaldata – kõik see on lihtsalt osa süsteemist.
Rollipõhine juurdepääs
Lihtne viis andmete kaitsmiseks on töötajarühmade loomine ja kassasüsteemis juurdepääsu piiramine vastavalt sellele, milliseid funktsioone töötaja vastavalt oma rollile vajab.
Ütleme, et olete restoraniomanik ja teil on töötajad, kes kunagi kassaaparaati ei kasuta, nagu näiteks kokk või nõudepesija. Saate Erply abil määrata nende juurdepääsu kassasüsteemile, võimaldades neil süsteemis töölesaabumine registreerida, ilma et nad saaks kliente sisestada või müügitehinguid sooritada. Kui teil on jaemüügipood, saate sisse seada soodustused, mille aktiveerimiseks on vaja juhataja luba, vältimaks olukorda, et töötajad jagavad allahindlusi tellimustele, mis ei peaks allahindlusega olema.
Alati on hea mõte hoida töötajate hulk, kel on juurdepääs olulisele infole, võimalikult väiksena. Peate vastavalt töötajate vajadustele paika panema, mis taseme töötajatel on juurdepääs kliendiinfole ja häirekoodidele, või kes saab müügisüsteemis ettevõtte poolt uusi tellimusi luua ja sisse anda.
Järgnevalt kolm näidet üldlevinud viisidest, kuidas töötajate juurdepääsu vastavalt nende rollile eristada:
- Ettevõtte finantsandmed: juurdepääs peaks olema vaid neil, kes peavad aruandeid koostama ja sisestama, või neil, kel on ettevõtte finantside osas otsustav roll.
- Klientide profiilid ja andmed: juurdepääs peaks olema vaid töötajail, kes tegelevad klienditeenindusega või vaatavad läbi aruandeid, määramaks ostutrende.
- Laoseisu andmed: juurdepääs peaks olema vaid töötajail, kes tegelevad laoseisu aruandluse või tellimustega, kauba liikumisega või kauba vastuvõtuga.
Kassasüsteemi kasutamine järelevalveks
Olgugi, et teie asutusse võivad olla paigaldatud turvakaamerad, saate kasutada oma kassasüsteemi sekundaarse seirevõimalusena. Näiteks nõudes, et iga töötaja on süsteemi registreerunud kasutajatunnuse või unikaalset koodi abil, saate tõestada, kes mistahes ajahetkel rahaga tegeles.
Kui teie kassasüsteem võimaldab andmed markeerida need sisestanud isiku tunnusinformatsiooniga, saate jälgida, milline töötaja uuendas laoseisu millises osakonnas mis kuupäeval ja kellaajal. Erplyga saate luua unikaalsed kasutajatunnused, nii et näete, kes sisse logib, jälgite, kes mida müüb, ja haldate müügiboonuse-põhiseid tellimusi. Kogu see teave võib osutuda väga kasulikuks juhul, kui midagi kaduma läheb, või kui peate mingit muud müügiga seonduvat küsimust lahendama.
Kui muretsete süsteemi turvalisuse pärast, peaksite eeldama, kui tihti mingit informatsiooni kasutatakse. Näiteks kui tihti mõnda kaubaartiklit tellida tuleb? Kui märkate, et toodet on viimasel ajal palju sagedamini tellitud, uurige välja miks – kas tegemist on veaga? Kas toode on populaarne või on tegemist vargusega? Võite seesuguseid asju avastada, kui hakkate võrdlema kassasüsteemi päevatoiminguid sellega, mis on eeldatav.
Võrgu jaotamine
Üks põhjus, miks kassasüsteemid on jaemüüjatele nii väärtuslikud, on see, et nende abil saab hõlpsasti kõiki jaekaubanduse aspekte hallata ühe sidusa süsteemi abil. Saate vaadata laoseisu, anda sisse tellimusi, jälgida saadetisi, tellimusi vastu võtta ja väga palju muud. Ent üks viis teie kassasüsteemi turvalisuse tagamiseks on kõik need valdkonnad lahutada ainulaadseks võrgustikuks.
Teie pääsete endiselt samas süsteemis kõikidele andmetele ligi, aga jaotamine tagab selle, et neid hoitakse erinevates kohtades. See tähendab, et kui häkkeril õnnestub leida juurdepääs teie lepingulisi töötajaid ja tarnijaid puudutavale informatsioonile, ei saa nad sama teed pidi ligi teie kliendiinfole. Erply andmed on salvestatud mitmes turvalises serveris, mis kaitseb informatsiooni häkkerite eest, olles samas teie ettevõttele hõlpsasti kättesaadavad. Tegemist on olulise süsteemi turvameetmega, mis mängib väga suurt rolli hoidmaks ära olukordi, kus pahavara ja muud probleemid teie andmeid võiksid rikkuda. Erply kannab hoolt turvalise andmetalletuse ja segmenteerimise eest, seega ei pea te ettevõtte kasvades IT-meeskonda lisaks palkama.
Automatiseeritud süsteemiturbe rakendamine
Mida rohkem seadmeid teie töötajad kasutavad – näiteks pihuskannereid või tahvleid, kaasaskantavaid kassasüsteemiga ühendatud seadmeid ja teisi – seda rohkem võimalusi on pahavaral, viirustel ja muudel probleemidel teie süsteemi mõjutada. Peaksite regulaarselt kõiki kassasüsteemiga ühendatud seadmeid kontrollima ja veenduma, et nende hooldusega tegeleb tootja või usaldusväärne teenusepakkuja. Kandke hoolt, et seadmeid puhastataks regulaarselt nende töötajate kasutajatunnustest või paroolidest, kes teil enam ei tööta, ja hoidke silma peal kõikvõimalikel volitamata muudatustel. Kassasüsteemi turvalisus ei lõpe tarkvaraga – oluline on kaitsta kõiki seadmeid ka väliste turvariskide eest. Erplyl puuduvad riistvara suhtes ühesed ja kindlad veendumused ning see toimib praktiliselt kõikide POS-seadmetega. Aparatuuri väljavahetamise asemel saate jätkata töötamist seadmetega, mis on teie arvates teie ettevõttele kõige turvalisemad.
Teisi soovitusi süsteemi võrguturbe tagamiseks
Lisaks sellele, et kassasüsteem teie andmete turvalisust tagada aitab, on veel asju, mida saate teha vältimaks, et süsteemist üleüldse sihtmärk saab.
Vajaduspõhisus
Püüdke kliendiandmetest säilitada vaid enda jaoks hädavajalikku, nagu näiteks lõpetamata ostude infot. Parim viis millegi varastamise ära hoidmiseks on see, kui teil seda polegi.
Ärge hoidke oma turvalistes seadmetes ebavajalikke programme või äppe. Näiteks kui lubate töötajatel kassasüsteemiga ühendumiseks tahvleid kasutada, ärge lubage neil sellesse tahvlisse muid rakendusi tõmmata. See võib tuua kaasa seadme ja lõpuks ka süsteemi enda nakatumise pahavaraga.
Kaasaegsus
Uuendage vajadusel oma kaardimakseterminale. Vanad terminalid kasutasid makse teostamiseks kaardi tagaküljel asuvat magnetriba ja neid saab hõlpsasti varastada või ekspluateerida. EMV-süsteemiga kaardimakseterminalid kasutavad makse teostamiseks kaardi sees asuvat kiipi. See on palju turvalisem nii teie klientidele kui teie süsteemile.
Hoidke POS-seadmete tarkvara ajakohastatuna. Tarkvarauuendustega kaasnevad tihti uuemad ja paremad müügikohta puudutavad turvameetmed. Lisaks sellele pole häkkerid ja pahavara veel jõudnud uut tarkvara „ära õppida“, nii vähendate võimalusi rünnakule haavatav olla. Ajakohastage nii tihti kui saate.
Hoidke seadmetel silma peal
Võimalusel kaaluge kassasüsteemiga ühendatud seadmete väljaviimise keelamist ettevõtte ruumidest. Nii väldite ohtu, et keegi ühendab seadme välisvõrku ja paljastab ettevõtte väärtuslikud andmed ebaturvalistes võrkudes. Jälgides seda, millistest kassaaparaatidest või seadmetest enim müüke läbi lüüakse, annab teile aimu, milliste seadmetega kaasneb suurem turvarisk.
Kokkuvõtteks
Teie kassasüsteemist võib kindlasti olla suur abi ettevõttesisese turvalisuse tagamiseks. See aitab teil jälgida rahavoogusid ja töötajate tegevust, ilma et peaksite olema „paha ülemus“, kes kedagi ei usalda. Süsteemiturve aitab kaitsta ka kliendiinfot ning tagada igale töötajale juurdepääsu kindlalt piiritletud andmehulgale, mis laseb neil keskenduda vaid enda tööülesannete täitmisele.
Mida rohkem töötate oma kassasüsteemi turvalisuse nimel, seda enam saate seda kasutada tagamaks ka ettevõttesisest turvalisust. Teie kliendid usaldavad teid rohkem, kui teil pole kunagi probleeme sellega, et nende isiklik informatsioon on varastatud, ja teie ettevõte saab edasi tegutseda igakülgselt läbipaistvana.
Kuigi kõikide nende meetmete rakendamine ja harjumuste väljakoolitamine võib pisut aega võtta, on see kõik seda väärt, et oma andmeid ja kliendiinfot kaitsta. Üks turvarikkumine, vargus või viirus võib tänapäevases digitaalses maailmas katastroofiliste tagajärgedega olla.
Rohkem teavet selle kohta, kuidas Erply abiks on, saate helistades numbril +372 628 0021.